A vizuális formázás nemcsak látók kiváltsága: a megfelelő stílusok és eszközök ismeretével vak felhasználóként is profi, jól strukturált Word-fájlokat lehet létrehozni.
Kevesen gondolnak bele, de egy dokumentum megjelenése sokszor megelőzi a tartalmat. Mire valaki elolvassa az első teljes bekezdést, már kialakult benne egy benyomás a szóközök, a betűméretek, a fejlécek következetessége és az általános elrendezés alapján. Ez nem esztétikai szeszély – a vizuálisan rendezett dokumentum egyszerűen hitelesebb, és a befogadó hajlamosabb komolyan venni a tartalmát is.
Vak emberként ez a kérdés különösen érzékeny pont. A képernyőolvasó kiválóan visszaadja a szöveget, de nem mindig jelzi, hogy a dokumentum valójában hogyan néz ki nyomtatásban vagy PDF-ben. Márpedig egy önéletrajz, egy projektjelentés vagy egy találkozóagenda akkor is benyomást kelt, mielőtt valaki egyetlen mondatot is elolvasna belőle. Egy szakszerűen formázott dokumentum azt is megmutatja, hogy a készítője figyelt a részletekre.
Kennedy Zimnik, az Amerikai Vakok Nemzeti Szövetsége (National Federation of the Blind, NFB) akadálymentességi technológiai specialistája ezt a témát járta körül az Access On podcast 78. epizódjában, Jonathan Mosen műsorvezető kérdéseire válaszolva. A beszélgetés egy korábbi webinárium anyagát dolgozta fel, amelyen több szakértő – köztük Zimnik mellett Ron és Charles – mutatta be a Word legfontosabb formázási eszközeit élő képernyőolvasós demókkal, JAWS és NVDA segítségével egyaránt.
Miért kölcsönösen erősíti egymást a hozzáférhetőség és a vizuális rendezettség?
Sokan azt gondolják, hogy a vizuális megjelenés és az akadálymentesség két különböző dolog – az egyik a látó olvasónak, a másik a képernyőolvasónak szól. A valóság éppen fordított: a kettő legtöbbször ugyanazokra az elemekre épül.
A helyesen jelölt fejlécek segítik a képernyőolvasó navigációját, de a látó olvasónak is könnyebb áttekinteni a dokumentumot. A helyesen formázott listák esztétikusabbak és érthetőbbek mindenki számára. A leíró hivatkozásszövegek – amelyek elmondják, hova vezet a link – a képernyőolvasónak is hasznosabbak, mint egy nyers URL, de a látó olvasónak is informatívabbak. Zimnik megfogalmazásában: a vizuális megjelenés javítása a vak dokumentumkészítő számára nem idegen terep, hanem ugyanaz a munka, ami az akadálymentesítés terén már ismerős.
Listák kézzel vagy stílussal – nem mindegy
Sokan úgy hoznak létre listát egy Word-dokumentumban, hogy egyszerűen begépelik: „1.”, majd szóköz, és utána a szöveg. Felsorolásos listáknál beillesztenek egy pontot vagy kötőjelet, és ugyanígy folytatják. Az eredmény szövegszerűen megjelenik, de nincs mögötte valódi listastruktúra: minden elem a bal margóhoz tapad, hierarchia és következetes behúzás nélkül.
A Word beépített listastílusai ettől lényegesen különböznek. Az Alt+H, N billentyűparancs megnyitja a számozási galériát, ahol különböző formátumok közül lehet választani (1., 2., 3. – vagy A., B., C. – vagy akár római számok). A listán belüli alárendelt pontokat a Tab billentyűvel lehet létrehozni, a Shift+Tab pedig egy szinttel visszalép. Ezt hívják lógó behúzásnak (hanging indent): az első sor – vagyis a sorszám vagy a jel – kissé balra lóg ki, a folytatás behúzott, ami egyértelmű vizuális hierarchiát teremt.
Pontozásos listáknál az Alt+H, U nyitja meg a jelölőgalériát. Ha a Tab billentyűvel alárendelt szintre lép, a jel automatikusan változik: az első szinten teli kör, a másodikon üres kör jelenik meg.
Ha egy lista megszakad (például magyarázó bekezdést szúr be valaki), majd folytatni szeretné a számozást ott, ahol abbahagyta, a Shift+F10 helyi menüből érhető el a „Számozás folytatása” opció. Ha ezt kihagyjuk, a Word egytől kezdi újra a sorszámozást, ami megtöri a dokumentum logikáját. Pontjeles listánál ezzel nem kell foglalkozni: elég az Alt+H, U paranccsal újra kiválasztani a kívánt jelet, és a lista folytatódik.
Félkövér szöveg: erősítés, nem helyettesítés
A Ctrl+B billentyűkombináció félkövérré teszi a kijelölt szöveget, és ugyanezzel lehet kikapcsolni is – ez egy úgynevezett váltóparancs (toggle). Látó szemmel elegendőnek tűnhet arra, hogy egy szövegrész kiemelkedjen a többi közül – de képernyőolvasó szempontjából a félkövér szöveg nem fejléc. Ha valaki kizárólag félkövér szöveggel jelöl ki egy fejezet- vagy szakaszcímet, a JAWS (Job Access With Speech) azt egyszerűen vastagított szövegként olvassa fel, navigációs pontot nem rendel hozzá.
A félkövér formázásnak ott van értelme, ahol valóban ki kell emelni valamit: egy figyelmeztetést, egy kulcsfogalmat, egy fontos sort – például „Fontos!” vagy „Figyelem:” típusú jelzőszavakat. Bekezdések élére önálló sorként, fejlécpótlóként alkalmazva hibás gyakorlat – és az akadálymentességi ellenőrzőn is fennakad. A túlzott félkövér-használat szintén kerülendő: ha az egész bekezdés vastagon szedett, az kiemelő hatása elvész, és az olvasó szemében „kiált” az egész szöveg.
Fejlécstílusok: a dokumentum gerince
A Word kilenc fejlécszintet támogat. A három leggyakrabban használthoz gyorsbillentyű is tartozik: Alt+Ctrl+1 az 1-es szintű fejléchez, Alt+Ctrl+2 a 2-eshez, Alt+Ctrl+3 a 3-ashoz. A Ctrl+Shift+S megnyitja a stílusok párbeszédablakát, ahol begépelhető a kívánt stílus neve (például „Heading 2″), és a Word azonnal alkalmazza a kijelölt szövegre.
A párbeszédablakban nemcsak alkalmazni, hanem módosítani is lehet a fejlécek megjelenését: betűtípus, méret, szín, kiemelés – mindez testreszabható. Ez azért lényeges, mert a fejlécstílusok használata nem jelenti, hogy le kell mondani az egyéni megjelenésről. Az alapértelmezett stílusokat a dokumentum igényeihez igazíthatjuk, majd következetesen alkalmazhatjuk az egész szövegben. Különböző dokumentumtípusokhoz – iskolai dolgozat, munkahelyi jelentés – akár eltérő fejléckészleteket is el lehet menteni.
Az 1-es szintű fejléc alapértelmezés szerint körülbelül 24 pontos, a 2-es nagyjából 22 pontos, a 3-as 20–21 pontos betűmérettel jelenik meg. Ezek betűtípustól és egyéb beállításoktól függően változhatnak, és a stílusgalériában teljesen felülírhatók.
Tartalomjegyzék: automatikusan, ha a fejlécek helyesek
Ha a dokumentumban valódi fejlécstílusokat alkalmaztak, a tartalomjegyzék automatikusan generálható. Az Alt+S, T megnyitja a tartalomjegyzék-menüt. Az automatikus lehetőségek az 1–3-as szintű fejlécekből épülnek fel, és minden bejegyzés kattintható hivatkozásként is működik. JAWS-szal az Insert+F7 billentyűkombináció megnyitja a hivatkozáslistát – ugyanolyan módon, ahogy böngészőben szokás navigálni a linkek között –, és az adott fejléchez lehet ugrani.
Ha a dokumentum tartalma változik, az F9 billentyűvel frissíthető a tartalomjegyzék – ilyenkor választható, hogy csak az oldalszámokat, vagy az egész táblázatot frissítse a program. Ha fejléc szövege is módosult, az utóbbit érdemes választani.
A nyers URL-ek – például egy hosszú, betű-szám kombinációkból álló webcím – beillesztése kerülendő. Egyrészt vizuálisan zavaró, másrészt képernyőolvasóval visszaolvasva is nehézkes. A Ctrl+K billentyűkombinációval megnyíló hivatkozás-párbeszédben megadható az URL, illetve egy egyéni megjelenítési szöveg. A képernyőolvasó ezt „link” előtaggal olvassa fel, majd a megjelenítési szöveget – sokkal kellemesebb élmény, mint egy huszonöt karakteres webcím betűzgetése.
Képek és alt szöveg
Kép beillesztésére az Alt+N, P, D billentyűsor szolgál (Beszúrás → Kép → Ez az eszköz). A képet érdemes szövegközi elhelyezésben (inline with text) hagyni – ez nemcsak a billentyűzetes kezelhetőséget javítja, hanem biztosítja a helyes olvasási sorrendet is.
Alt szöveg (alternatív szöveg) hozzáadásához a képen állva a Shift+F10 helyi menüből érhető el az erre vonatkozó opció (az A billentyűvel). Az alt szöveg legyen tömör és informatív – felesleges „kép erről” vagy „fénykép, amelyen” fordulatokkal kezdeni, mert a képernyőolvasó amúgy is jelzi, hogy képről van szó. A Word beépített automatikus alt szöveg generátora az utóbbi időben sokat javult, de az eredményt mindig érdemes átnézni és szükség esetén szerkeszteni. Tisztán dekoratív képeknél (például szegélyek, háttérelemek) a „Díszítőként jelölés” opcióval jelezhető, hogy a képernyőolvasó hagyja figyelmen kívül.
Oldalszámok és a Tell Me keresőmező
Oldalszámot az Alt+N, N, U paranccsal lehet beszúrni. Ez megnyitja az elhelyezési almenüt (oldal teteje, alja, aktuális pozíció), majd azon belül a bal, közép vagy jobb igazítás is meghatározható.
Ritkán említett, de nagyon hasznos eszköz: az Alt+Q billentyűkombinációval elérhető Tell Me keresőmező. Ide bármely funkció neve vagy kulcsszava begépelhető, és a Word azonnal megmutatja a releváns parancsot. Akkor igazán hasznos, ha valaki nem emlékszik, melyik menüben lappang egy adott beállítás – és az aktuális dokumentum állapotát is figyelembe veszi: ha például már van benne oldalszámozás, és a „page” szóra keresünk, a legelső javasolt művelet az oldalszámok eltávolítása lesz.
Formázás ellenőrzése képernyőolvasóval
Ha a dokumentumba más forrásból is kerül szöveg – például weboldalakról másolt részletek –, könnyen bekerülhetnek idegen stílusok és formázási elemek, amelyek megbontják az egységes megjelenést. Ennek kiszűrésére mindkét nagy képernyőolvasó kínál eszközöket.
JAWS-szal az Insert+F billentyűkombináció megadja az aktuális kurzorpozícióban érvényes formázási jellemzőket: betűtípust, méretet, színt, sortávolságot, igazítást és stílust – ez pontellenőrzésre alkalmas. A Text Analyzer (Windows+Alt+I) végigfutja az egész dokumentumot, és megállítja a kurzort minden formázásváltozásnál – például ott, ahol idegen forrásból beillesztett szöveg más betűtípust vagy méretet hozott magával.
NVDA-val (NonVisual Desktop Access) az Insert+F parancs hasonlóan működik. Bár a Text Analyzernek nincs közvetlen megfelelője, az Insert+Ctrl+D billentyűkombinációval megnyíló dokumentumformázási beállításokban pontosan konfigurálható, mit mondjon be a képernyőolvasó olvasás közben: betűtípus neve, mérete, félkövér, dőlt, aláhúzott attribútumok, alkalmazott stílus, helyesírási hibák és még számos egyéb jellemző. A hangon vagy braille-en megjelenő visszajelzés révén olvasás közben azonnal észrevehető, ha valahol megváltozik a betűméret vagy a stílus.
Az Akadálymentességi Ellenőrző az Alt+R, A, 1 paranccsal nyitható meg. Átvizsgálja a dokumentumot, és jelzi a problémákat: hiányzó alt szöveg, gyenge színkontraszt, nem megfelelően tagolt táblázat és hasonlók. A talált problémákhoz a program javaslatokat is kínál a javításra, és közvetlenül a hibás elemre ugorhatunk.
Összegzés
A jól formázott Word-dokumentum nem luxus és nem szükségtelen többletmunka. Egy következetesen alkalmazott fejlécrendszer, helyesen behúzott listák, értelmes hivatkozásszövegek és megfelelő alt szövegek együttesen olyan dokumentumot eredményeznek, amely egyszerre segíti a képernyőolvasót és a látó olvasót. A Word valamennyi itt bemutatott eszköze elérhető billentyűzetről, JAWS-szal és NVDA-val egyaránt – külső kiegészítő nélkül. Az ismeretek fokozatosan építhetők be a mindennapi munkába: elegendő egyet-egyet bevezetni, és ezek a szokások hamar természetessé válnak.
A cikk az Access On podcast 78. epizódja alapján, AI felhasználásával készült, ezért apróbb pontatlanságokat tartalmazhat.